麥田出版

時間密度管理術
增加時間的技巧X修正錯誤習慣＝一天不止24個小時

作者 / 戶田覺
出版日期 / 2010.09

忙碌不等於效率，加班不等於充實，過得鬆散是一天，如何善用時間才是關鍵！
每個人一天都只有二十四個小時，
但即使是同樣長度的時間，在經過管理後，所產生的價值也會完全不同。
學習正確使用時間、提昇密度，從現在起，時間的行進方式將會有所不同！

時間管理的重點不在於縮短作業時間，
而是在確保能夠有效率地使用時間，發揮最大的效用！

Q：「總是被時間追著跑」、「工作永遠做不完」、「忙到焦頭爛額」……明明擁有的時間一樣多，為什麼別人總是過得可以游刃有餘，而自己卻總是忙碌匆促？
A：因為你時間的使用方式不正確。

你還不知道的時間價值

修正！常見的錯誤時間習慣：
1.打電話討論公事
2.事事資料收納整理
3.事情一鼓作氣完成
4.慣用文件紙本
5.一次只做一件事
6.午後商務約會最輕鬆
7.提問愈多愈好 創新！增加時間的技巧：
1.同步進行的訣竅
2.整合零碎時間大功效
3.利用移動時間的工作術
4.愈是忙碌愈有效率
5.善用心理戰術，提昇時間價值
6.有限時間，照樣增加人氣與人脈
7.週一比週五有價值

平常看似簡單的舉動都暗藏著浪費時間的危機，例如：講電話、紙本文件、提問技巧……本書一舉打破所有錯誤的習性，帶給你全新的時間使用技術，從基本的日程計畫、到有助於資料整理與企畫書製作的速戰工作術，以及不浪費任何細碎時段和交通時間的時間利用術等等，讓你充分利用時間，即學即用的實踐方法大公開！
將時間做最有效的利用，讓工作與人生更加隨心所欲！

【作者簡介】

戶田 覺 Toda Satoru
AVANTGARDE株式會社、戶田事務所株式會社社長，亦是商業書籍作家、經營管理顧問。從事高科技、電腦、業務技巧、新商品開發、新事業開發等專題的寫作、出版、演講、顧問等工作。尤其是在業務高手、熱門商品、企劃書等主題上，累積了大量的採訪實例，出版了相當多的暢銷作品，同時文章在商業雜誌、電腦雜誌、資訊相關雜誌等許多地方連載，著書逾八十冊。
著作有《ヒット商品の企画書が見たい！》（暫譯：熱門商品的企劃書是怎麼寫的？）《あのヒット商品のナマ企画書が見たい！》（暫譯：熱門商品企劃書的廬山真面目）《儲かる商売のナマ現場が見たい！》（暫譯：賺大錢的生意現場實況）《商談現場のナマ見積書が見たい！》（暫譯：商業談判現場的估價單）《トップセールスマンの商談が見たい！》（暫譯：業務高手的商業談判實況）（以上為DIAMOND社出版）、《プレゼンの鬼》（暫譯：簡報鬼才）（翔泳社）《すごい人のすごい企画書》（暫譯：強者的超強企劃書）（PHP BUSINESS新書）等。

【時間管理從這做起！精采內容試閱】

⊙剩餘時間的管理攸關你的幸福
    時間是公平的。
不管你是世界第一的大富翁，還是普通的上班族，所擁有的時間或剩餘的時間都不會因為身分而有所不同。
    如果你是一個有錢人的話，可以在剩餘的時間裡繼續花大錢；如果是繼承祖產而成為大富翁，更可以不用辛苦工作就擁有萬貫家財。然而，一個人無論如何也都沒有辦法可以繼承祖先的時間。
    不過即使是沒有萬貫家財的人，也可以讓時間變得有意義；比起擁有財富，將時間做有意義的利用，往往更容易帶給人幸福感。關於這一點，稍後會再詳述。
    不可否認地，愈年輕的人剩餘的時間愈長，年紀愈大的人所剩的時間則愈少。不過，到底哪一邊比較有利、比較好，卻不是以此來判別的。
    如何妥善地管理接下來的時間，才是決勝的關鍵。
    年長者或許可以憑藉自己所累積的知識與經驗，有效地管理時間。但年輕人也可以從現在開始累積知識和經驗。
    一般來說，對自己的人生已有某種程度了解的年長者，也許更能把握剩餘的時間，也更容易定立目標。不過，相對來說年輕人雖然比較難定立時間管理的目標，但是，卻有更多未知的可能性。因此孰優孰劣，也很難斷言。
    回顧過去的時間，對於時間的管理並無助益。因為過去的時間雖然可供參考，卻已無法再管理。
    當然，你也可以後悔。只不過，把接下來的時間浪費在後悔上，而不加以好好利用的話，絕對是下下策。
    時間管理的主旨，便是在於如何有效率地運用接下來的時間，為自己創造幸福。

⊙決定優先順位的不是內容，而是時間
    所謂「優先順位」，就是決定哪一個事項要優先處理的排序動作。有沒有處理都無所謂的事項，就不應該加入排序。有這一點的認知是很重要的事。
    假設現在有A、B、C三項工作要做，而且並沒有特別的時間考量的話，在這種情況下，究竟哪一項才應該是最優先處理的呢？
    需要考量的重點共有下列幾點：

一、能夠讓時間發揮最大效用的處理方式應該優先
    只要能讓時間發揮最大的效用，就應該優先考慮，例如，合併其他作業一起進行，以提高效率等處理方式。

二、能讓對方滿意的處理方式應該優先
    預定在下週一的朝會上提出來的資料，要是能提前於本週四就準備好的話，對方一定會更滿意。像這類的作業，最好也能優先處理。

三、比較花時間的工作應該優先
    比較花時間的工作先處理完畢，才不會有後顧之憂。就算半路殺出個程咬金，或是突然身體不適，但因為剩下都是短時間就可以處理的事項，比較容易和其他的作業對調，不致於造成太大的影響。

⊙掌握主控權的商務約會術
    接下來談談商務約會的技巧。即使你的立場並不處於強勢的一方，只要用點心思和努力，就可以如願地和客戶敲定會面時間。
誰先說要改時間，誰就輸了！
    儘管時間不能用勝負來評價，不過，每個人都同樣只有一輩子的時間可以利用。但如果是用強弱來界定義社長與下屬關係的話，一般來說，社長應該是較強的一方，下屬通常都必須配合社長的行程。就連是情侶之間，也常常是較弱的一方去配合較強的一方。
    而同樣的關係運用在面談的場合時，提出會面請求的一方，一般也都是立場上較弱的一方。
    不過，一旦會面的日期早就定好了，而對方卻臨時想改時間的話，立場就會馬上對調過來。
    原本接受會面請求的一方是處於較強的立場，卻因為必須開口提出更改時間的請求，而頓時成為弱勢的一方。
    如果你從事的是業務員之類的工作，是經常處在弱勢的一方的話，更要盡早把和客戶的會面日期敲定。
因為和客戶見面是你的主要工作內容，所以你不可能自己改時間。但是，和你見面卻不是對方的主要工作，所以由對方提出改時間的請求的可能性就很高。一次、兩次下來，原本他強我弱的局面就很可能因此逆轉。
尤其愈早把會面時間定下來，對方更改時間的可能性就愈高。
    今後與客戶洽談時，不要再使用「我將再度登門拜訪」、「一、兩週後再與您連絡」之類的模糊用語了。
    如果還有再度會面的可能，請在道別之前就把下次的會面日期敲定吧！明確地向對方說出：「下個月○○日我將再度登門拜訪，不知是否方便？」當場預約好下次的會面吧！光是這一個作法上的改變，就能對你的工作帶來有利的影響。

⊙行事曆上要區分「商務約會」和「作業」兩大類
    在安排每天的「預定計畫」時，你有沒有清楚地區分「商務約會」和「作業」兩大類別呢？儘管辭典裡對這兩者都有其定義，但筆者對於他們卻另有不同的解釋，如下：   
    「商務約會」簡單來說就是要和某人的會面。所以不是單方面可以任意更改時間，所需要的時間也比較短。而且，基本上不同的商務約會，時間也是無法重疊在一起的。
    而「作業」指的是製作文件、收發信件等等的辦公內容。
    這兩者也可以統稱為「預定計畫」。
    不過還是有所差別，例如商務約會是屬於「點」的事項，作業則屬於「線」的事項。
    因此在使用電腦軟體編輯行事曆時，如果可以用不同的顏色標示出來的話，便會更清楚明瞭。
    大多數的人都以「點」來標記商務約會，就連作業也只以結束時間為「點」來標記。但這麼一來就會讓行事曆上的諸事項變得不容易執行。
    因為屬於作業的部分，應該用線來標示。如果不用線來記，就會不小心在進行作業的時間帶上，又排入了商務約會。例如文件的製作，對於何時開始著手、何時必須完成，都要確實掌握才行，不可混為一談。

⊙切忌將「作業」和「預定計畫」混為一談
    許多人在安排預定計畫時，只一味著重在商務約會的部分，而忽略了作業時間的掌控。因此經常發生開會在即，卻還來不及將會議資料和各項準備工作完成的情形。
    因此，作業時間也必須確實標示在行事曆上才對。不過，前提是你必須要能預估自己所需的時間。至於預估的方法，筆者稍後會再詳述。
    筆者的工作安排，是商務約會和作業各占一半。一般人會以為，以寫作為職業的人應該是成天都在寫稿吧。事實上，白天時間我幾乎都在外面忙著採訪、開會、演講、顧問……等工作，只不過最終還是需要化成文字，才能算是我的工作成果。就因為如此忙碌，所以如果我不能確實將商務約會和作業分開來的話，一定會來不及交稿。
    作業時段和商務約會的時間或許還可以重疊，但不同的商務約會之間的安排，則不能互相衝突才行。

⊙最有效的時間縮短術，就是訊息的確實傳達
    人與人之間每天都需要溝通，尤其面對公事上的交流時，格外重要。而溝通上的失誤，正是損失時間及信賴感的最大因素。
    溝通最講究的，就是訊息的確實傳達。
    如果訊息無法讓對方確實理解，就容易導致工作上的失誤或作業不完整等重大錯誤，需要花費相當的時間去補救。
    作業一旦有失誤，距離截止的時間就會更緊迫。
    換句話說，在發現誤解對方意思的那一刻，已經沒多少時間了。
    因為失誤本來就不在計畫中。就算失誤最後得到完美的補救，時間也已經浪費掉了。所以，「不失誤」才是上策。
    預防的失誤的最佳方法，就是傳達上的精確。

⊙對方理解了，傳達才會有意義
    基本上，身為傳達者的你，首要便是必須對要傳達的內容有百分之百的理解。如果連自己都不明白的話，一旦傳達失誤了，也不會屬於傳達上的問題，因此自己必須先弄懂再說。
    然而，最常發生的情況通常都是傳達者自己雖然懂，卻不在意對方到底懂到什麼程度，因而傳達給對方的是不完整的內容。這樣的結果常常會導致不但訊息沒有完整傳達，傳達者還會因為對方沒聽懂而生氣。
    而這一生氣，又形成時間的浪費，給人的評價也跟著變差。
    若是這種情況頻頻發生在公司內部，實在是非常浪費時間，平常就應該對一起工作的夥伴有一定程度的了解才是。如果對方無法完全理解你要傳達的內容，就必須想辦法讓他徹底理解。似懂非懂的傳達，最後一定會招致失誤。
    如果是真的完全聽不懂自己要傳達的內容的話，對方還會直接反應「聽不懂」，如此還有機會可以進一步解說。就怕那種似懂非懂的理解，對方很容易不懂裝懂。

⊙對於能力較低的對象，結果的確認更重於訊息的傳達
    就算是接受訊息的一方理解力較差，但傳達上的任何失誤，仍然要由身為傳達者的自己負起責任。特別如果自己的工作能力又比較好的話，失誤的補救作業也一定會落到自己的身上。
    所以，「確認」的工夫非常重要。
    講完了欲傳達的內容之後，很多人會順口問對方：「清楚了嗎？」這實在是毫無意義的問法。上司問下屬「清楚了嗎？」，下屬就算不太了解，也一定會回答「清楚了」。
    千萬不要單純只用「清楚了嗎？」一句話來確認對方聽懂與否。應該把你期望的結果，也一併帶進這個問句裡。
    例如：「聽完剛剛的說明，明天之前你可以交出一份讓客戶對產品特性一目了然的企畫書嗎？」直接把你期待的結果明白提示到問句裡，才叫真正的確認。

⊙善用零碎時間才能增加時間
 你可曾注意到，在各項排定的行事之間，穿插著許許多多的零碎時間？
    假設排定的行程是：上午十點鐘開晨會，十一點開始是正式會議……通常晨會都在十點四十五分左右就結束了。那麼，多出來的十五分鐘，你會怎麼利用？
    如何利用像這樣多出來的零碎時間，正是本章要討論的主題。如果你的回答是：「那十五分鐘當然是用來準備十一點的會議啊」，那就大錯特錯了！因為晨會也有可能延長，因此會議的準備工作應該在前一天以前就要完成才對。相信能從頭讀到本章的讀者，都有這樣的概念才對。

⊙零碎時間的作業要訣
    能夠利用零碎時間從事的作業有限。想找出五分鐘內可以做的事，還真是不容易。但這時不妨考慮回覆電子郵件或是打電話，都是個不錯的選擇。
    不過，與其拚命去找「五分鐘內可以做的事」，不如倒過來思考，看看是否有一個小時的作業，可以切分成每五分鐘一個單位的。
    最具代表性的應該就是閱讀資料或書籍的作業了。能夠持續專注閱讀一個小時當然很好，但是有個五至十分鐘可以閱讀也很足夠了。建立這種習慣之後，利用零碎時間閱讀的內容也都能留在腦袋裡。
    我如果有十分鐘以上的空檔，就會用來寫稿。或許十分鐘寫不了五行。但是如果這種零碎的作業累積了十次，我就能寫出五十行了。最重要的其實就是這一點一滴所累積而出的成果！
    當然，利用五分鐘的空檔喘口氣、稍事休息，也是不錯的選擇。就如同我在前幾章裡一再強調的，「休息」和「什麼都沒做」是兩回事。
    恍恍惚惚就過了五分鐘空檔的人，一天裡頭可能會恍惚掉三、四次空檔。算一算一天下來，就白白送掉三十分鐘。十天下來，就丟掉五個小時。
    我之所以利用十分鐘的空檔寫稿，也是為了確保擁有更完整的時間。因為提高了十分鐘的效能，才能換來更充分的休息。

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