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時間密度管理術
增加時間的技巧X修正錯誤習慣=一天不止24個小時

作者 / 戶田覺
出版日期 / 2010.09

忙碌不等於效率,加班不等於充實,過得鬆散是一天,如何善用時間才是關鍵!
每個人一天都只有二十四個小時,
但即使是同樣長度的時間,在經過管理後,所產生的價值也會完全不同。
學習正確使用時間、提昇密度,從現在起,時間的行進方式將會有所不同!

時間管理的重點不在於縮短作業時間,
而是在確保能夠有效率地使用時間,發揮最大的效用!


Q:「總是被時間追著跑」、「工作永遠做不完」、「忙到焦頭爛額」……明明擁有的時間一樣多,為什麼別人總是過得可以游刃有餘,而自己卻總是忙碌匆促?
A:因為你時間的使用方式不正確。

你還不知道的時間價值

修正!常見的錯誤時間習慣:
1.打電話討論公事
2.事事資料收納整理
3.事情一鼓作氣完成
4.慣用文件紙本
5.一次只做一件事
6.午後商務約會最輕鬆
7.提問愈多愈好 創新!增加時間的技巧:
1.同步進行的訣竅
2.整合零碎時間大功效
3.利用移動時間的工作術
4.愈是忙碌愈有效率
5.善用心理戰術,提昇時間價值
6.有限時間,照樣增加人氣與人脈
7.週一比週五有價值

平常看似簡單的舉動都暗藏著浪費時間的危機,例如:講電話、紙本文件、提問技巧……本書一舉打破所有錯誤的習性,帶給你全新的時間使用技術,從基本的日程計畫、到有助於資料整理與企畫書製作的速戰工作術,以及不浪費任何細碎時段和交通時間的時間利用術等等,讓你充分利用時間,即學即用的實踐方法大公開!
將時間做最有效的利用,讓工作與人生更加隨心所欲!


【作者簡介】

戶田 覺 Toda Satoru
AVANTGARDE株式會社、戶田事務所株式會社社長,亦是商業書籍作家、經營管理顧問。從事高科技、電腦、業務技巧、新商品開發、新事業開發等專題的寫作、出版、演講、顧問等工作。尤其是在業務高手、熱門商品、企劃書等主題上,累積了大量的採訪實例,出版了相當多的暢銷作品,同時文章在商業雜誌、電腦雜誌、資訊相關雜誌等許多地方連載,著書逾八十冊。
著作有《ヒット商品の企画書が見たい!》(暫譯:熱門商品的企劃書是怎麼寫的?)《あのヒット商品のナマ企画書が見たい!》(暫譯:熱門商品企劃書的廬山真面目)《儲かる商売のナマ現場が見たい!》(暫譯:賺大錢的生意現場實況)《商談現場のナマ見積書が見たい!》(暫譯:商業談判現場的估價單)《トップセールスマンの商談が見たい!》(暫譯:業務高手的商業談判實況)(以上為DIAMOND社出版)、《プレゼンの鬼》(暫譯:簡報鬼才)(翔泳社)《すごい人のすごい企画書》(暫譯:強者的超強企劃書)(PHP BUSINESS新書)等。


【時間管理從這做起!精采內容試閱】


⊙剩餘時間的管理攸關你的幸福
    時間是公平的。
不管你是世界第一的大富翁,還是普通的上班族,所擁有的時間或剩餘的時間都不會因為身分而有所不同。
    如果你是一個有錢人的話,可以在剩餘的時間裡繼續花大錢;如果是繼承祖產而成為大富翁,更可以不用辛苦工作就擁有萬貫家財。然而,一個人無論如何也都沒有辦法可以繼承祖先的時間。
    不過即使是沒有萬貫家財的人,也可以讓時間變得有意義;比起擁有財富,將時間做有意義的利用,往往更容易帶給人幸福感。關於這一點,稍後會再詳述。
    不可否認地,愈年輕的人剩餘的時間愈長,年紀愈大的人所剩的時間則愈少。不過,到底哪一邊比較有利、比較好,卻不是以此來判別的。
    如何妥善地管理接下來的時間,才是決勝的關鍵。
    年長者或許可以憑藉自己所累積的知識與經驗,有效地管理時間。但年輕人也可以從現在開始累積知識和經驗。
    一般來說,對自己的人生已有某種程度了解的年長者,也許更能把握剩餘的時間,也更容易定立目標。不過,相對來說年輕人雖然比較難定立時間管理的目標,但是,卻有更多未知的可能性。因此孰優孰劣,也很難斷言。
    回顧過去的時間,對於時間的管理並無助益。因為過去的時間雖然可供參考,卻已無法再管理。
    當然,你也可以後悔。只不過,把接下來的時間浪費在後悔上,而不加以好好利用的話,絕對是下下策。
    時間管理的主旨,便是在於如何有效率地運用接下來的時間,為自己創造幸福。

⊙決定優先順位的不是內容,而是時間
    所謂「優先順位」,就是決定哪一個事項要優先處理的排序動作。有沒有處理都無所謂的事項,就不應該加入排序。有這一點的認知是很重要的事。
    假設現在有A、B、C三項工作要做,而且並沒有特別的時間考量的話,在這種情況下,究竟哪一項才應該是最優先處理的呢?
    需要考量的重點共有下列幾點:

一、能夠讓時間發揮最大效用的處理方式應該優先
    只要能讓時間發揮最大的效用,就應該優先考慮,例如,合併其他作業一起進行,以提高效率等處理方式。

二、能讓對方滿意的處理方式應該優先
    預定在下週一的朝會上提出來的資料,要是能提前於本週四就準備好的話,對方一定會更滿意。像這類的作業,最好也能優先處理。

三、比較花時間的工作應該優先
    比較花時間的工作先處理完畢,才不會有後顧之憂。就算半路殺出個程咬金,或是突然身體不適,但因為剩下都是短時間就可以處理的事項,比較容易和其他的作業對調,不致於造成太大的影響。

⊙掌握主控權的商務約會術
    接下來談談商務約會的技巧。即使你的立場並不處於強勢的一方,只要用點心思和努力,就可以如願地和客戶敲定會面時間。
誰先說要改時間,誰就輸了!
    儘管時間不能用勝負來評價,不過,每個人都同樣只有一輩子的時間可以利用。但如果是用強弱來界定義社長與下屬關係的話,一般來說,社長應該是較強的一方,下屬通常都必須配合社長的行程。就連是情侶之間,也常常是較弱的一方去配合較強的一方。
    而同樣的關係運用在面談的場合時,提出會面請求的一方,一般也都是立場上較弱的一方。
    不過,一旦會面的日期早就定好了,而對方卻臨時想改時間的話,立場就會馬上對調過來。
    原本接受會面請求的一方是處於較強的立場,卻因為必須開口提出更改時間的請求,而頓時成為弱勢的一方。
    如果你從事的是業務員之類的工作,是經常處在弱勢的一方的話,更要盡早把和客戶的會面日期敲定。
因為和客戶見面是你的主要工作內容,所以你不可能自己改時間。但是,和你見面卻不是對方的主要工作,所以由對方提出改時間的請求的可能性就很高。一次、兩次下來,原本他強我弱的局面就很可能因此逆轉。
尤其愈早把會面時間定下來,對方更改時間的可能性就愈高。
    今後與客戶洽談時,不要再使用「我將再度登門拜訪」、「一、兩週後再與您連絡」之類的模糊用語了。
    如果還有再度會面的可能,請在道別之前就把下次的會面日期敲定吧!明確地向對方說出:「下個月○○日我將再度登門拜訪,不知是否方便?」當場預約好下次的會面吧!光是這一個作法上的改變,就能對你的工作帶來有利的影響。


⊙行事曆上要區分「商務約會」和「作業」兩大類
    在安排每天的「預定計畫」時,你有沒有清楚地區分「商務約會」和「作業」兩大類別呢?儘管辭典裡對這兩者都有其定義,但筆者對於他們卻另有不同的解釋,如下:   
    「商務約會」簡單來說就是要和某人的會面。所以不是單方面可以任意更改時間,所需要的時間也比較短。而且,基本上不同的商務約會,時間也是無法重疊在一起的。
    而「作業」指的是製作文件、收發信件等等的辦公內容。
    這兩者也可以統稱為「預定計畫」。
    不過還是有所差別,例如商務約會是屬於「點」的事項,作業則屬於「線」的事項。
    因此在使用電腦軟體編輯行事曆時,如果可以用不同的顏色標示出來的話,便會更清楚明瞭。
    大多數的人都以「點」來標記商務約會,就連作業也只以結束時間為「點」來標記。但這麼一來就會讓行事曆上的諸事項變得不容易執行。
    因為屬於作業的部分,應該用線來標示。如果不用線來記,就會不小心在進行作業的時間帶上,又排入了商務約會。例如文件的製作,對於何時開始著手、何時必須完成,都要確實掌握才行,不可混為一談。

⊙切忌將「作業」和「預定計畫」混為一談
    許多人在安排預定計畫時,只一味著重在商務約會的部分,而忽略了作業時間的掌控。因此經常發生開會在即,卻還來不及將會議資料和各項準備工作完成的情形。
    因此,作業時間也必須確實標示在行事曆上才對。不過,前提是你必須要能預估自己所需的時間。至於預估的方法,筆者稍後會再詳述。
    筆者的工作安排,是商務約會和作業各占一半。一般人會以為,以寫作為職業的人應該是成天都在寫稿吧。事實上,白天時間我幾乎都在外面忙著採訪、開會、演講、顧問……等工作,只不過最終還是需要化成文字,才能算是我的工作成果。就因為如此忙碌,所以如果我不能確實將商務約會和作業分開來的話,一定會來不及交稿。
    作業時段和商務約會的時間或許還可以重疊,但不同的商務約會之間的安排,則不能互相衝突才行。

⊙最有效的時間縮短術,就是訊息的確實傳達
    人與人之間每天都需要溝通,尤其面對公事上的交流時,格外重要。而溝通上的失誤,正是損失時間及信賴感的最大因素。
    溝通最講究的,就是訊息的確實傳達。
    如果訊息無法讓對方確實理解,就容易導致工作上的失誤或作業不完整等重大錯誤,需要花費相當的時間去補救。
    作業一旦有失誤,距離截止的時間就會更緊迫。
    換句話說,在發現誤解對方意思的那一刻,已經沒多少時間了。
    因為失誤本來就不在計畫中。就算失誤最後得到完美的補救,時間也已經浪費掉了。所以,「不失誤」才是上策。
    預防的失誤的最佳方法,就是傳達上的精確。

⊙對方理解了,傳達才會有意義
    基本上,身為傳達者的你,首要便是必須對要傳達的內容有百分之百的理解。如果連自己都不明白的話,一旦傳達失誤了,也不會屬於傳達上的問題,因此自己必須先弄懂再說。
    然而,最常發生的情況通常都是傳達者自己雖然懂,卻不在意對方到底懂到什麼程度,因而傳達給對方的是不完整的內容。這樣的結果常常會導致不但訊息沒有完整傳達,傳達者還會因為對方沒聽懂而生氣。
    而這一生氣,又形成時間的浪費,給人的評價也跟著變差。
    若是這種情況頻頻發生在公司內部,實在是非常浪費時間,平常就應該對一起工作的夥伴有一定程度的了解才是。如果對方無法完全理解你要傳達的內容,就必須想辦法讓他徹底理解。似懂非懂的傳達,最後一定會招致失誤。
    如果是真的完全聽不懂自己要傳達的內容的話,對方還會直接反應「聽不懂」,如此還有機會可以進一步解說。就怕那種似懂非懂的理解,對方很容易不懂裝懂。

⊙對於能力較低的對象,結果的確認更重於訊息的傳達
    就算是接受訊息的一方理解力較差,但傳達上的任何失誤,仍然要由身為傳達者的自己負起責任。特別如果自己的工作能力又比較好的話,失誤的補救作業也一定會落到自己的身上。
    所以,「確認」的工夫非常重要。
    講完了欲傳達的內容之後,很多人會順口問對方:「清楚了嗎?」這實在是毫無意義的問法。上司問下屬「清楚了嗎?」,下屬就算不太了解,也一定會回答「清楚了」。
    千萬不要單純只用「清楚了嗎?」一句話來確認對方聽懂與否。應該把你期望的結果,也一併帶進這個問句裡。
    例如:「聽完剛剛的說明,明天之前你可以交出一份讓客戶對產品特性一目了然的企畫書嗎?」直接把你期待的結果明白提示到問句裡,才叫真正的確認。


⊙善用零碎時間才能增加時間
 你可曾注意到,在各項排定的行事之間,穿插著許許多多的零碎時間?
    假設排定的行程是:上午十點鐘開晨會,十一點開始是正式會議……通常晨會都在十點四十五分左右就結束了。那麼,多出來的十五分鐘,你會怎麼利用?
    如何利用像這樣多出來的零碎時間,正是本章要討論的主題。如果你的回答是:「那十五分鐘當然是用來準備十一點的會議啊」,那就大錯特錯了!因為晨會也有可能延長,因此會議的準備工作應該在前一天以前就要完成才對。相信能從頭讀到本章的讀者,都有這樣的概念才對。


⊙零碎時間的作業要訣
    能夠利用零碎時間從事的作業有限。想找出五分鐘內可以做的事,還真是不容易。但這時不妨考慮回覆電子郵件或是打電話,都是個不錯的選擇。
    不過,與其拚命去找「五分鐘內可以做的事」,不如倒過來思考,看看是否有一個小時的作業,可以切分成每五分鐘一個單位的。
    最具代表性的應該就是閱讀資料或書籍的作業了。能夠持續專注閱讀一個小時當然很好,但是有個五至十分鐘可以閱讀也很足夠了。建立這種習慣之後,利用零碎時間閱讀的內容也都能留在腦袋裡。
    我如果有十分鐘以上的空檔,就會用來寫稿。或許十分鐘寫不了五行。但是如果這種零碎的作業累積了十次,我就能寫出五十行了。最重要的其實就是這一點一滴所累積而出的成果!
    當然,利用五分鐘的空檔喘口氣、稍事休息,也是不錯的選擇。就如同我在前幾章裡一再強調的,「休息」和「什麼都沒做」是兩回事。
    恍恍惚惚就過了五分鐘空檔的人,一天裡頭可能會恍惚掉三、四次空檔。算一算一天下來,就白白送掉三十分鐘。十天下來,就丟掉五個小時。
    我之所以利用十分鐘的空檔寫稿,也是為了確保擁有更完整的時間。因為提高了十分鐘的效能,才能換來更充分的休息。


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