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大整理術 / すごい! 整理術

作者:坂戶健司

出版日期:2010.3.9

 

意義˙觀念˙方法˙道具 

一本可涵蓋運用於任何一種整理的書! 

思緒與心情的整理/環境與物品的整理/情報與知識的整理╱行程表與工作進度的整理 

 

花一回等車的時間閱讀此書,

學得「整理」能為生活和工作帶來的無限意義。

 

作者坂戶健司謙虛地不自視為所謂的整理專家,相反地,他認為自己和你我一樣,只是一名「討厭整理的普通人」。然而正因如此,他真正懂得不愛整理者的生活和工作狀態,及面對整理這件事的各式心理。從事過平面設計師、攝影師、美術指導、雜誌編輯、作家、商品開發、企業顧問……等多種職業且表現皆十分出色的他,發現不論在任何行業,「整理力」都十分重要,因為那正比於「思維的清晰度」。如此多樣領域之工作方法的體驗,加上對其中傑出工作人的觀察,啟發了他對「整理」一事的諸多想法,最後寫成此書。

寫作過程中作者所憶起童年母親的一句話,或可說為全書下了一句最佳註腳:「連收拾都不會,到底該怎麼過活啊?」

 

【精彩觀念】——————————————————————————————

ü            整理物品之前,先整理頭腦與心情無法做好整理,其實透露的是「不知道自己要什麼」。 

ü            整理必須先釐清目的:正如同不明瞭「為什麼要讀書?」的人無法將書讀好。不明瞭「為什麼要整理?」的人,也就無法整理。 

ü            整理的關鍵是樂在其中:為此事找出意義,並思索出一套讓自己感到愉快的方法。 

ü            整理是一件感性的事:需要對事物的敏感度與澄淨的心。 

ü            建檔的基本要領是只留下對自己重要的東西:其智慧並非來自於「丟掉」,而是了解「留下」的意義。 

ü            收納整理在某種程度上,意謂著增加個人的敏銳度:排開干擾才能讓工作效能隨時處於最佳狀態。 

ü           隨時鳥瞰事情的全貌藍圖:經常思考眼前的工作,是否有什麼線索有利於未來的主題,這種態度很重要。 

ü            能夠做好整理的人,容易得到外界的協助:懂得整理的人,也能感應到自己欠缺什麼、該做什麼,因而取得協助。 

ü            情報如洪水決堤,如何不讓腦袋跟著混沌?將情報「淬練」為知識,這才是收集情報的本意。將靈光乍現悄悄地變成「自己的東西」,欲培養這種感性,接觸大自然是方法之一。 

ü            「設計感」在整理術中是必要的 

ü            桌面應該如同「大廚的切菜板」,只有現在進行中的東西才放在桌上。 

ü            桌子前放面鏡子:照鏡子可以說是整頓心情、集中精神的「儀式」,乍看與「整理」無關,但效果不可思議。 

ü            一本好的萬用手冊就是「行動辦公室」:即便貴一些,「當作是租了一間辦公室,這樣想就便宜了。」 

ü           整理的目的在激勵自己! 

 

 

【作者簡介】

 

坂戶健司 

創意人、企業規劃師、概念家。武藏野美術大學畢業之後,進入廣告界工作,學習到全國各地企業的廣告戰略、行銷策略。稍後回到故鄉廣島,擔任新產業開發研究所(有限公司)總經理。因從事廣告導演、企劃、總編輯、人材育成、人力資源顧問等職,以創意工作者而知名。歷經各式各樣的工作,感受到「要讓工作順利進行,『整理力』乃是不可或缺的一環」,於是親身實踐個性化的整理術。本書匯集作者篩選出的精華方法,讓每個人都能夠善加活用。

著有談論山林治癒效果的《三十五歲開始山中健行》、討論製作筆記與活用的方法《做筆記的技術》、有關日常整理方法的《整理的技術》,如何讓簡報發揮效果的實用手冊《做簡報的技術》、講專注技巧的《集合「有心人」的真正的理由》以上皆日本「流星出版社」出版等。

 

【目錄】

序──我不擅長整理

前言 究竟為何無法「整理」?

第一章 「腦海之中」做好整理!

第二章 整理「時間」!

第三章 整理「物品與辦公桌」!

第四章 整理「情報」!

後記 經常保持在「待機」狀態!

 

【精采內容搶先讀】

 

前言

1沒有做到隨手收拾也就無法做好整理

 

n          「收拾」與「整理」是兩回事……

整理桌面時,首先不將亂七八糟隨意擺放的物品稍加收拾,整理工作根本無法開始。當桌子上的文件或者資料堆積如山,簡直快山崩了,但有人在這種情況下竟然還會說大話:「我在腦袋中整理得可好呢。」實際上,這種人根本沒有整理能力,甚至連日常生活管理都大有問題。所以,平時要做到「隨手收拾」──這是一切整理術的原點。

  翻閱坊間有關整理術的書籍會發現整頓(收拾)與整理是兩回事,有些書中強調光是隨手收拾並沒有意義。或許光是整頓並非可稱得上完成整理工作,卻不能斷言說隨手收拾的動作沒有意義。

  「工作告一段落立刻隨手收納」,這是收拾整頓的基本要領。也就是說,完成一件工作後,原本散落在桌上的物品,應該收好而放回原處(箱子或抽屜)。而且,桌面最好只擺放經常使用到的物品。

  當然,如果一次著手許多工作,而且是同時進行,收拾起來也就不那麼簡單了。但其實不需要每天收拾,只要工作告一段落,再一次做好收納工作就可以了。而且這麼一整理,應該會跑出很多已經用不到,或是不需要的物品。好好地收拾或丟棄這些物品,讓桌面再度恢復為井然有序。

 

  當桌面上堆著許多物品,例如便條紙、檔案、雜誌、筆記本、目錄、宣傳單、資料等,一切都堆得老高,結果此時卻要坐下來準備工作,我想每個人都會認為「這樣子怎麼工作呀」。

  因此,桌面上的每件物品都要有定點,或是應該收納的位置,而當務之急就是將這些物品歸位。若不如此,根本就沒有足夠的工作空間。

  所謂收拾(整頓),關鍵在於如何「歸位」、「分類」與「捨棄」。將桌面的物品歸回原位,此時不單單只是放回原位,還要做好分類,同時捨棄不需要的物品,這才叫「收拾」。

  簡而言之,就是讓成堆物品從眼前消失,變成清清爽爽的狀態。

  因此,事先決定物品的收納定點很重要。就像我們平常會固定玄關處鑰匙該放這裡、雨傘該放那裡……職場也是如此,應先規畫每件物品收納之所在。

 

n          想用,立刻拿得到,就是整理

只是隨手收拾物品並非整理,這也是事實。例如將文件等物件收拾乾淨便感到安心,但需要用時卻無法立刻拿出來,長年都收在某個角落而沒有使用,這樣一點意義也沒有。

  整理並非「如何做好收納」,重點在於「能否活用」。想要的物品在需要的時刻能立刻拿出來──這樣的收納才是「整理」。只是,我認為收拾與整理還是不適合分開討論。

  兩者畢竟處於「同一個流程」,一邊收拾一邊整理──這是基本的思維。因此,首先要養成「隨手收拾的習慣」。即便無法做到「工作完立刻收拾」,也應訂定每個月一次的整理時間「一次收拾」。或者,一天工作結束後,必定利用時間把當天的工作加以分類整理,就算十分鐘也該是相當充足。

  剛開始時,如果這也想做那也想弄,反而會變得更加混亂。所以建議在一日的生活起居中,強迫自己穿插「隨手收拾時間、整理時間」,日積月累之後,便會找到「適合自己的整理方法」。

  但有點要注意。就是整理要能樂在其中

  不擅長整理的人,說穿了整理對他們來說是件苦差事,所以才不想做。所以,要思索出一套讓自己愉快的整理方法。比方說邊聽音樂邊整理就是不錯的選擇,又比方說毋需要求自己整理得盡善盡美,想辦法保持「那麼,今天到此為止……」的輕鬆心態即可。

 

n          整理同時整頓自己

有許多人工作能力很好,但其桌面卻如同戰場般塞滿了書本或文件。旁人看了以為他們其實是亂中有序,對於資料放哪兒瞭若指掌,凌亂的桌面決不會對他們的工作造成太大的影響。

  ──果真是如此嗎?我並不打算對這種人說:「是不是考量周遭的人的方便,收拾一下較好?」

  「在這個世界,外觀也是很重要的,至少把桌面上收拾整頓一下吧?」

  但可以肯定的是,若想要工作品質更上一層樓,這般狀態絕對難以達成。如果你的人生目標想突破現有地位的話,我也可以斷言,這樣的狀態絕對是辦不到的。

 

  如果你是作家、學術研究者,或是一個人不受拘束自由自在地工作,而獲得相當程度的成功那也就罷了。只不過,如果是在企業裡,你做的是需要大家合力完成的工作,就不能如此為所欲為。

  首先,有人會有樣學樣,或許當中他們當中有人藉口很多。即使被上司叨念:「把你的桌子整理好!」他們也會在心中忍不住反駁:「那傢伙的桌子才更亂呢 !」

  倘若你是個工作能力強的人那更加是壞榜樣,讓年輕同事會誤以為:「只要把工作做好,就算桌面亂成一團也無所謂」。

  對於不顧及周遭的人觀感,只求做好工作其他隨便──這種對於周遭不夠細心的人,會造成他們的「鈍感力」更加嚴重。如此一來,讓公司感到困擾的遲鈍DNA,也就成為風氣沿襲下去了。

  整理整頓在某種程度上,意謂著提昇個人的敏感度。如此才能整理好環境,讓工作效能隨時處於最佳狀態。

  個人必須意識到,工作並非自己獨力完成。理好情緒,調整對工作應有的態度,這是很重要的事前準備。

  這就是「心靈的整理」。

 

  請在腦海中想想,在整理過的桌面上,放著一張同事或是其他部門留給你的紙條。是不是感覺清爽,而且更覺得接下來工作會更效率呢?

  相反地,如果是在一張堆積如山的桌子上,電話上又貼滿了便條紙,請想想此時再加上一張留言紙條的情景。

  只要比較上述兩種情景,就能明瞭我所說的:「整理整頓乃是在企業環境運作之下,不可或缺的基本工作」。

 

 

第四章 整理「資訊」!

1什麼是對自己必要的資訊?

 

n          看清楚什麼該丟棄,什麼該留下

每當我參加與個人工作相關的展覽或各種展示會時,總會拿到許多會場的資料。許多人都是兩手拿著紙袋,將展場上眾多攤位所發送的目錄或宣傳單放進裡頭。「這些資料最後真的派得上用場嗎?」,我不禁這麼想。

  對於負責產品開發或擬定銷售戰略的人,想了解業界整體的動向,為了分析其他公司的何種商品到底做了什麼宣傳時,蒐集一大紙箱的傳單資料,我想是必要的。

  好幾年來我拿了大量的傳單,現在偶爾也這麼做。

  不過,到展場應該做的事,並不是在攤位之間走動,拿了一堆目錄聽人家說:「攤位好大啊」、「花了不少努力喔」、「新商品也是很炫呢」……,而是敏感掌握住業界特別的「新聞」,或是不同以往的新「徵兆」、當下開始流行的「潮流」。

  去掌握或許能改變時代的至今市面未知的發想或新技術,可是件重要的事。就算再小、再名不見經傳的小小攤位,傾聽該公司的說明,了解「葫蘆裡的藥」是什麼,這才是參觀展場的重點。

 

  收集資訊時,首先要先了解,對自己而言何謂必要的資訊,這個切入點很重要。大量的資訊收集,一點意義也沒有。當今網際網路無遠弗屆,一個不小心,身邊就會堆滿了「不必要的資訊」。

  不過,看清楚何者必要、何者不必要,此事甚是困難。說實在話,這件事需要一定程度的敏銳度。不過,我們可以透過設定「關鍵字」,只檢選與其有關的資訊,將其他的捨去。

  對你來說,目前工作中最必要的資訊是什麼呢,不斷搜尋的主題又是什麼呢?

  還有,對你個人來說,你有興趣的部分又是什麼呢?

  ──就這樣,去摸索出自己的關鍵字,準備好一個資料夾,寫上關鍵字後一點一滴地將相關資訊收集進來。持續做個半年,然後每星期檢視一次裡面的資料。

  最後再從中檢選出該丟的及該留下的資訊。

 

n          收集資訊不可耗去過多精力

現在要多少資訊就有多少資訊,整理作業變得困難。要完成質量兼備的作業

變得極度困難,尤其是紙類印刷品非常重,令人不敢領教。

  耗去大量時間與體力所收集來的目錄與宣傳單,光整理成檔案就要浪費不少資源與體力。即便在展場裡,提高靈敏度,為公司及自己業務上掌握真正有需要的部分。資訊的取得花最小量的力氣即可。

  或許公司的方針,讓你無論如何得收集一堆資訊。那麼你可以將收集到的資料全都放紙袋中,寄放在有交情的展示攤位上。如果無法這樣做而紙袋又太重,那麼就放進投幣式置物櫃,收集完畢後再快遞回公司。

  上述行為需要果決判斷,如果不這樣做,不必要、量又大的資訊將會堆得如山高。

 

n          起初不必詳細分類

    感過果是的部份的了只會看到不限於資訊整理,所有的整理工作有一個重點,剛開始時不要做太詳細的分類。

  整理起初若只想著要「確實統一」,到頭來你的桌子與抽屜只會弄得一團亂吧。當然,一定程度上依大小或者顏色統一整理很重要,但是不要為了遵守這個要點,讓自己綁手綁腳,整理工作反而做不好了

  我們總是在想,到底怎麼做工作才會更有效率,怎麼做才能拿到必要的資訊。不過,我個人倒是認為,與其思索如何得到資訊,其實創造一個隨時能取得必要資訊的環境,其重要性更甚於前者。

 

  至於收集資訊的方法,之後我會談談個人的考想。

 

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