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《關鍵17秒說話術》/言いたいことが確実に伝わる17秒会話術
安田正
2009.09出版

同事老是誤解你的意思,造成進度的延誤; 

你的提問或解說,常讓客戶越聽越困惑; 

上台報告時,你總發現台下心不在焉;

你常聽到別人說:「那你到底想說什麼?」……

 

說話沒重點是工作的致命傷! 

為什麼同一件事,有的人能說得如此有條有理,而有的人卻只是在浪費大家的時間?在職場上,表達能力絕不止是個人的魅力問題,而是攸關工作的進度、接洽提案的順利與否、與部屬和上司間溝通的重大關鍵。無法完整表達自己的意思,工作就等於沒有完成!

■不善表達的人常犯的毛病:

想到什麼說什麼,沒有重點也沒有邏輯

—用詞曖昧模糊,聽的人想的跟你想的完全是兩回事

—鋪陳太多,聽不到結論對方就已厭煩

—細節穿插零散,導致別人不容易記憶

—說的盡是自己想說的而非別人想聽的

 

17秒,是一個人對話語短期記憶的最適時間。本書作者教導你如何訓練自己的思緒整理和說話邏輯,在「關鍵的前17秒便準確說出重點」的表達技巧。從此工作、生活更順利又有效率!

 

【內文摘錄】

第二章「傳達想說的話」有這樣的秘訣

1俯瞰說話的內容,在十七秒內表達

■俯瞰說話的內容

為了減輕在前一章提到的因語言化導致的訊息劣化,首先說明俯瞰說話內容的重要性。

    那麼,先比較一下有俯瞰說話內容與沒俯瞰說話內容,有多大的不同。 

<新人業務訓練報告>

『關於新人的業務訓練,雖說是新人,但希望他們能盡早獨立,所以不可能花那麼多的訓練時間。因此,希望好好地建立計畫,有效率地進行。首先在初期階段,主要是讓他們有所體驗與具備商品知識。由於熟練工作也很重要,所以這方面的體驗要多是必要的。此外,也希望能給予他們學習工作上的知識的時間。如此訓練之後當他們能勝任工作後,希望進入第二階段,更深入各個項目,並落實於具體的作業上。』

 

    話說得這麼零亂,根本無法預料會扯到哪裡去。而且,不斷地東拉西扯,使說話內容變得冗長。這就是會想到哪裡就說到哪裡的原因。 

那麼,俯瞰一下這段內容,想想說話的主旨是什麼吧!

 

『報告關於今後的新人業務訓練計畫。

為進行有效果的業務訓練計畫,將要致力的內容分為初期階段與第二階段來說明。

在初期階段,讓新人實際體驗與具備商品知識。

第二階段則是,將要讓新人體驗與學習的各項事務,落實到具體作業中。 

這就是說話的主旨。如何呢?經過整理、俯瞰說話的內容,變成條理分明、容易了解的內容。能做到這點之後,再建議具體的技能。

 

 

■已俯瞰的內容,在十七秒內表達

    上述雖已經說明了,俯瞰說話可以減輕因語言化導致的訊息劣化的理由,但產生一個問題。那就是即使可以俯瞰說話的內容,也不見得能傳達出讓人容易理解的內容

    這是筆者經營十五年以上的研習課程親身感受到的,總之,為了俯瞰說話內容,有必要進行訊息整理(此一訊息整理的方法,會在之後的章節中詳加解說)。可是,即使一樣地妥善進行訊息整理,一旦到了口頭傳達時,就會突然出現令人「難以理解」與「容易理解」兩種類型。也就是說,前者是「即使會做訊息整理,但表達能力不佳者」。 

    為何會發生這種現象呢?如果詳加分析兩者的不同,就可知道關鍵在「簡潔性」。 

    希望大家比較一下下面的說話方式。運用相同的內容來說話時,

 

(A的情形)

這是關於業務會議的通知,有許多變更內容、還有要大家攜帶的文件以及應注意的要點。請大家確認

「變更內容是會議時間更改為十點~十二點。還有會議場所改為第二會議室。其次是「請託內容」,請攜帶訂貨預估單。另外,此預估單請事先交給渡邊部長。最後,請大家共同合作節省會議室的用電。

 

(B的情形)

關於業務會議的通知。通知的要點有三點、關於「變更內容」、「請託內容」、「注意內容」。

首先,第一點「變更內容」是關於會議時間與場所。會議時間更改為十點~十二點。會議場所改為第二會議室。

第二點「請託內容」有兩點,一是請攜帶訂貨預估單,二是請將此預估單事先交給渡邊部長。

    第三點「注意內容」是請大家共同合作節省會議室的用電。

 

    哪個是容易理解的傳達方式呢?很難分辨不同時,請發出聲音閱讀一遍。

    B是容易理解的傳達方式。這與兩者皆為可以俯瞰所說的話無關,在傳達方式上就產生了優劣。特別重要的是粗黑字部分。這是決定是否可以簡潔傳達的重點開場白。即使可以適當地整理訊息,但還是要看傳達的方式,是活用了或是扼殺了這點。 

    因此,我想提議的就是「以十七秒來傳達粗黑字部分!」而「十七秒」的首要根據就是以「簡潔」為標準。 

    儘管說要「簡潔地傳達」,但在意義上其實是很曖昧的,因為每個人對「簡潔」的定義不同。所以,我們應該以十七秒為標準來整理俯瞰過的內容。並在說話的開頭傳達。如此就可以對說話的對象「簡潔地傳達俯瞰過的內容」。

    「十七秒」的另一個根據,就是要讓對方能夠記憶。 

2. 為何是十七秒?

■長期記憶與短期記憶

    人的記憶種類,有所謂的「長期記憶」與「短期記憶」兩種。

    所謂的「長期記憶」就是我們一直記著的事。舉例來說,「和某某朋友在池塘邊抓蝦」或是「小學三年級時,曾被老師狠狠罵過」等兒時的回憶,就是一般所說的具代表性的情節式記憶。

    這類記憶是不論想起多少次「曾發生過這種事」,都可以長期保持的記憶。所以,當想起這類記憶,就會勾起「小時候,在池溏邊一起抓蝦的,的確是……某某!」

    相對地,「短期記憶」是更淺的記憶。舉例來說,人可以瞬間記住備忘錄裡的電話號碼而打電話,但偶而還是會忘記這個電話號碼。或是,出門時鎖上了門,在家門前還記得這件事,但走到車站中途卻不確定地想:「咦?我剛剛有鎖門嗎?」 

■短期記憶的保持時間

    為了深化、保持淺的記憶,有反覆排練的必要。

    而這種記憶的排練,就像我們為了學校考試所進行的記憶學習。我們必須不斷複習在學校學到的成語字彙、英語單字、歷史年號等,以因應考試。而且一直記到考試為止,但過了一段時間之後,現在就幾乎全忘了。換言之,記憶學習尚未達到之前所描述的隨機記憶般的長期記憶。

    經過排練,記憶可以保持到某個程度。不過,也有無法靠反覆排練來保持記憶的時候,例如在日常的報告、連絡、洽商時,就無法如參加考試般靠反覆排練來記住對方所說的內容。

 

    我認為,像這樣聽者能不靠排練就記住,而且說話者可以簡潔表達的關鍵就是十七秒。即使是布朗-彼得森典範(Brown-Peterson paradigm)的短期記憶實驗,也獲得了已記憶的訊息經過十五秒~十八秒就會劣化、忘記的結果。換言之,一旦超過十七秒,我們就會開始忘記一開頭所說的話。

    十七秒是我長年不斷鑽研簡潔說話技巧的學習方法,真實感受到的時間長度。聽人說話的時間如果超過二十秒,就會感覺「話說得冗長」「不知想說些什麼?」。

    不妨看看我們身邊的事物。大部分的手機留言時間都設定在二十秒內。因為如果超過二十秒,只聽一次是記不住的。

    那麼,若將要說的話整理為比十七秒還短的五秒或是十秒,是否就更容易記住呢?的確如此。但現實上很難將想說的話整理成這麼短的時間。所以,十七秒是可以簡潔整理說話內容的極限範圍。  

    不過,其實重要的是十七秒的說話內容。為什麼呢?因為人類的記憶系統只會保有、儲存具意義的訊息[即意義記憶(meaningful memory)]。由於我們日常生活中的訊息都是具意義的語言,所以我們可以理解、記憶這些訊息

    換言之,不管在十七秒以內說了些什麼,如果表達方式太曖昧、很難理解主旨的話,就無法賦予意義而記不住。

 

    嘗試將下列文字歸納為十七秒以內的訊息,希望各位讀者閱讀看看。

 

『為了在現代社會與壓力和平相處,以下將說明「壓力的種類」有哪些。

    壓力的種類大致分為兩大類,即「精神的壓力」與「生理的壓力」。』

 

    即使是對記憶力沒自信的人,如果是這樣的內容,只聽過一次也可以記得住吧!

    另外,將同樣的內容亂序排列語順後,就是毫無意義的訊息。

 

    壓力與 在現代社會 有那些呢  針對「壓力的種類」 作說明 「生理的壓力」 種類 為了和平相處 「精神的壓力」 可大約分為兩類  壓力的

 

    這樣就無法全部記住吧!所謂難以理解的話,即使不至於如此極端,但有一點是相同的,就是不作為意義記憶留存下來。

 

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  • 切格
  • 很實用
    想推薦給主管看!
  • 姬蝶
  • 言簡意賅
    是一門大學問
  • 永遠的向日葵
  • 言語隨著如何表達,就連什麼都不是的東西也會聽起來很了不起,就連很了不起的東西也會聽起來不怎麼樣。言語也取決於如何表達。